Farklı zamanlarda farklı yerlere uçan çok sayıda çalışanınız varsa, kurumsal seyahat tasarrufları yapmak ve seyahat maliyetlerini azaltmak kulağa bir meydan okuma gibi gelebilir. Ancak yolcu güvenliğinden veya hizmetlerinden ödün vermeden maliyetlerinizi düşürmenin yolları var. Akıllı bir süreçle, kurumsal seyahatlerinizde tasarruf edebilir ve seyahat edenlerinizi mutlu edebilirsiniz. Genel kurumsal seyahat harcamalarınızı azaltmanın en etkili 6 yoluna göz atın.

1. KURUMSAL SEYAHAT POLİTİKANIZI GÜÇLENDİRİN

Bir kurumsal seyahat politikası belirlerken uçuş rezervasyonundan, yemek ödeneklerine ve konaklama masraflarına kadar dikkate alınması gereken çok şey var. Mevcut kurumsal seyahat politikanıza kurumsal seyahat danışmanlığınızı da yapan seyahat acentanız ile birlikte detaylıca bakın ve şirketinizde seyahat harcamaları için her alanını kapsayacak kadar sağlam olup olmadığını kontrol edin. İlk önce temelleri düzene sokmaya odaklanın; uygun bir onay süreci, rezervasyon süreçleri ile bu düzeni sağlayabilirsiniz. Açık prosedürler belirlemek, kurumsal seyahat edenlerin politikanıza uygun kararlar almasına yardımcı olur ve kârlılığınıza zarar veren ek maliyetlere neden olmaz. Geçerli bir seyahat politikanız yoksa, nasıl yazılacağına ilişkin seyahat danışmanınızdan destek alın.

2. SEYAHAT ÖNCESİ ONAY SÜRECİNE SAHİP OLUN

Kurumsal seyahat harcamalarınızı azaltmanın en basit yollarından biri, her rezervasyon için bir onay sürecine/sistemine sahip olmaktır. Seyahat için kimin onay vermesi gerektiğini açıkça belirterek, rezervasyon yapıldıktan sonra iptal edilmek zorunda kalma ve boşa harcamaları tetikleme sorununu yaşamazsınız. Acentanızın online bir platformu var ise Viking Turizm’in VikingOn’u gibi, bu platformları da kullanarak prosedürlerinizi ve onay süreçlerinizi takip edebilirsiniz. VikingOn online kurumsal rezervasyon platformu, hangi çalışanların kendi otellerini ve uçuşlarını rezerve edebileceğini seçmenize ve tüm rezervasyonlarını kolayca izlemenize olanak tanır. Bu, seyahat politikanızın dışına çıkmaları halinde hemen harekete geçebileceğiniz anlamına gelir.

3. HAVAYOLU UÇUŞLARINDA TASARRUF EDİN

Uçak biletleri pahalı olabilir, bu yüzden hangilerini rezerve ettiğiniz konusunda dikkatli olun. Sadece seyahat tarihleri ve kullandığınız havayolu şirketinde esnek davranarak ve sadece ekonomi uçuşları rezerve ederek tasarruf edebilirsiniz. Ancak, bir kez rezervasyon yaptırdığınızda, sabit bir seyahat planına sahip olmak genellikle daha ucuzdur. Yalnızca seyahatiniz için kesinlikle gerekliyse size bir dönüş tarihi seçeneği sunan esnek biletleri satın alın.

Uçak bileti promosyonları ve indirimli fiyatlar için uyarı almak, kurumsal seyahat maliyetleri listenizi de büyük ölçüde azaltabilir. Örneğin, VikingOn’un yenilikçi kurumsal seyahat yönetimi platfromu, uçak bileti fiyatlarında en iyi fiyatları ve en rekabetçi fiyatları arar.

4. OTEL MALİYETLERİNDE TASARRUF EDİN

Oda fiyatları aynı otel içinde bile büyük ölçüde değişebilir, bu nedenle dikkatli seçim yapmak büyük tasarruflar sağlayabilir. Kurumsal seyahat edenlerin nerede kalacaklarını seçmelerine izin vermek yerine , firmanız için yapılacak bütçe ve yıldız derecelendirmesinde hazırlanacak bir otel listesi olmalıdır... Ayrıca standart odaların gerekli oda tipi olması gerektiğini belirtmek ve mini bar ücretlerini, Wi-Fi ücretlerini vb. karşılayıp karşılamayacağınızı açıkça belirtmek gerekmektedir.

Rezervasyonun kontrolünü elinizde tutmak istiyorsanız prosedürünüz olması şarttır. Bu prosedürleri kolaylıkla VikingOn’dan takip edebilir, aynı otellerde düzenli olarak konaklama gerçekleştiriyorsanız, otel fiyatlarında özel indirimler için pazarlık yapmanıza kurumsal seyahat acentanız destek verecektir.

5. ÖNCEDEN PLANLAYIN

Bu, herhangi bir anlamda para tasarrufu söz konusu olduğunda altın kuraldır. Kurumsal seyahat dünyasında, zaman yaklaştıkça fiyatları önemli ölçüde artabileceğinden, uçuş ve otel rezervasyonlarını önceden yapmak her zaman akıllıca olacaktır.

6. BİR SEYAHAT YÖNETİM HİZMETİ DÜŞÜNÜN

Bir kurumsal seyahat yönetimi düşünün isterseniz klasik yöntem yani offline takip edilsin, isterseniz online bir platform üzerinden yönetilsin. Bir onay süreci de eklediğinizde, tüm kurumsal iş seyahati harcamalarınızı kontrol altında tutabilirsiniz. Alanında uzmanlar olarak, şirketlere özelleştirilmiş seyahat yönetimi programları ve hizmetleri uygulamak için çok uluslu firmalar ile uzun yıllardır birlikte çalışıyoruz ve sektör lideri seyahat desteğimiz size para, zaman ve stresten tasarruf etmenizi sağlayabilir.

 

Uçak biletleri, otel konaklamaları ve vize hizmetleri gibi seyahat giderlerinden doğan verileri bir araya getirilerek düzenli raporlar yapılmalıdır. Bu süreç tüm kurumsal seyahat düzenlemelerinizi tam olarak görmenizi sağlayarak, maliyetlerinizde önemli düşüşlere yol açacak doğru kararları vermenize yardımcı olur. Kurumsal seyahat maliyetlerinizi azaltmanın ipuçları yazımızı umarız keyifle okumuşsunuzdur, sağlıklı günler dileriz.